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Sarah Murphy的工作要求很高，需要与很多不同的人保持联系。作为基于云计算的法律技术公司Clio的总经理，这位来自韦克斯福德的39岁男子通常每天花6个小时开会，包括面对面和在线会议。
在过去，她经常参加她所谓的“关于会议的会议”——说了很多，但收效甚微。从这些经验中吸取教训后，她现在试图让自己的会议更有效率。
她说:“在时间内得出结论是我努力实现的目标。”
她说:“有一些事情没有充分利用我的时间，耗尽了我的精力。”
“我认为，对我所有的会议设定严格的时间限制，并在整个会议过程中记录时间，这样会议就能保持重点，不会偏离最初的目标或意图，这一点很重要。”
微软2023年工作趋势指数显示，我们中的许多人正在做墨菲正在做的事情。15分钟的会议现在是安排得最多的会议，占所有日历会议的60%，这表明员工对时间的利用越来越无情。
也许是需要驱使他们这样做。根据该指数，我们大多数人每周花7.5小时(整整一个工作日)参加会议。如果除去我们每周阅读和写邮件的8.8个小时，我们每周只剩下43%的时间来做真正的工作。
微软对全球3.1万名员工进行的另一项调查发现，三分之二的人很难挤出时间完成分配给他们的工作任务，这有什么好奇怪的?
托马斯·加拉万(Thomas Garavan)是科克大学商学院领导实践教授。他认为混合工作导致了会议的增加。
他说:“这些天我们的会议比以往任何时候都多。”
“有时似乎我们必须就每一件需要决定的小事召开会议。也许这是因为这些课程很容易在网上安排，甚至没有人需要搬家去参加。”
作为一名学者，他被邀请参加的会议往往是长时间的，而不是短时间的15分钟会议。他说:“这取决于主题，因为有些事情需要大量讨论，达成共识需要时间。”“一般来说，我的会议持续两个小时，有时甚至三个小时。这可能会很累。
Sean McLoughney是一名学习和发展专家，他帮助组织提高员工的工作效率和工作满意度。他也是《时间管理》一书的作者。他认为，我们都可以举行更短、更有效的会议。
他说:“很多人会告诉你，他们参加的会议并不像他们希望的那样富有成效，他们总是跑题，而不是紧紧抓住手头的话题。”
“有很多方法可以防止这种情况发生。”
一是制定明确的议程。麦克劳尼说:“人们往往不清楚为什么要召开会议，结果是，人们甚至不确定自己为什么要来。”
“召集会议的人需要设定议程，概述要讨论的关键话题以及讨论这些话题的目的。”
这个人也应该为每个话题分配一定的时间。McLoughney说:“这将有助于会议高效进行。”
“如果你在会议开始和整个过程中提醒人们他们还有多少时间，你就会让他们集中精力，更快地沟通他们需要留下的东西。如果你不这样做，你很容易在一个小时的会议结束时，没有解决所有需要解决的问题。”
然而，根据Garavan的说法，时间必须是现实的。他说:“有些项目根本不需要时间，而另一些则需要很多时间。”
“甚至可能有一些不需要任何会议，但可以通过电子邮件来解决。组织会议的人需要优先考虑最重要的事情，而不是让议程过于拥挤，然后相应地安排主题的时间。”
另一个策略是在会议开始前分发重要的阅读材料。“如果你想谈论一份报告，关键是每个人都读过它，”麦克洛尼说。“否则就是浪费时间。”
墨菲是这样做的。“我发现准备是关键，”她说。“提前分享会前简报可以让每个人都有时间做研究，并在开会时准备好讨论。”
McLoughney还建议保持紧密联系。你不需要邀请所有参加上次会议的人参加下次会议。把它限制在需要的人身上。
“我总是问两个问题，”他说。“第一:他们参加会议会有什么收获吗?”第二:他们会对会议做出贡献吗?如果两个问题的答案都是否定的，那就没有理由邀请他们了。”
如果有人可能会因为被排除在外而感到被冒犯，他会让他们选择参加。他说:“我会解释说，我不确定这是否在他们的兴趣或专业领域，然后让他们来决定。”“毕竟，这是他们的时代。”
有些人选择在特定的一天连续开会，而不是在一周内分散开会。他们认为，这让他们可以把剩下的时间集中在专注的工作上，而不是被会议打断注意力。
McLoughney并不相信这种方法。他问道:“从理论上讲，这听起来不错，但我们当中有多少人能决定开会的时间呢?”“我们都知道，如果我们连续安排太多的会议，我们会感到疲倦和走神。我认为这在实践中行不通。”
加拉文也不赞成这个想法。“会议太多了，”他说。“与其把它们堆在一起，为什么不留出一段根本没有会议的时间呢?”
例如，ESB不允许在周五下午开会;还有一些公司要求员工只在早上开会。这让员工有时间赶上工作或处理需要集中精力的复杂任务。”
在会议上闲聊也可能是一个问题。很难知道应该允许多少。
加拉万说，这完全取决于会议的类型。他说:“同事之间的会议可以成为他们联系和建立社会关系的一种方式。”“他们可能会在会议开始时讨论天气、孩子或与会议主题无关的新闻，但这种谈话确实起到了重要的作用。”
在与忙碌的客户开会时，闲聊可能会被控制在最低限度。“有些客户对闲聊不感兴趣，”麦克洛尼说。“他们更关心如何充分利用自己的时间。你是否留出闲聊的时间实际上取决于谁来参加会议以及会议的目的是什么。”
最后，为了确保会议完全有效，并为每个人节省时间，McLoughney建议以总结结束会议。他说:“确保每个人都知道已经决定了什么，将要采取什么行动，以及由谁来采取行动。”
“这样，就不会浪费时间，每个人都可以在下次会议上汇报自己的进展。”
